Elég egy Google Naptár, vagy kell külön időpontfoglaló?
Miután rájöttem, mennyi időt visznek el a háttérfeladatok a vállalkozásomban, elkezdtem azon gondolkodni, hogyan tudnám jelentősen csökkenteni őket.
Az első ilyen terület, aminél zavart, hogy túl sok a felesleges lépés, az online meetingek szervezése volt.
Sokáig azt gondoltam, hogy a Google Naptár teljesen elegendő erre. Hiszen ott volt benne minden időpontom, emlékeztetett a megbeszélésekre, így nem is kerestem más megoldást.
Aztán egy idő után elegem lett abból, hogy minden egyes új időpontot ugyanazzal a lassú folyamattal kellett végigcsinálnom.
Hogyan működött nálam korábban?
Általában Messengeren vagy e-mailben kezdtük az egyeztetést. Írtunk egymásnak, hogy kinek mikor lenne jó.
Ha az egyik időpont nem volt megfelelő, kerestünk egy másikat. Majd még egyet.
Végül sikerült megegyeznünk.
Ezután beírtam az időpontot a Google Naptáramba, remélve, hogy a másik fél is feljegyzi magának.
A Google Naptár fél órával a meeting előtt emlékeztetett rá.
Viszont ennyi.
Nekem kellett elküldenem a Google Meet linket az ügyfelemnek e-mailben vagy Messengeren, és sokszor még külön emlékeztetnem is kellett rá, hogy biztosan megjelenjen.
Volt olyan is, hogy valaki rossz időpontra emlékezett, így nem lépett be a megbeszélésre, én pedig hiába vártam.
Később már nekem sem volt jó, ezért új időpontot kellett keresnünk. Indulhatott elölről az egész.
Utólag visszagondolva nem is a Google Naptárral volt a problémám. Hanem azzal, hogy a folyamat nagy részét továbbra is nekem kellett kézzel elvégeznem.
Mire elég valójában a Google Naptár?
Erre a kérdésre akkor találtam meg a választ, amikor végignéztem az egész folyamatot. A Google Naptár nálam egyetlen feladatot látott el. Emlékeztetett arra, hogy hamarosan meetingem lesz.
Viszont továbbra is nekem kellett:
- egyeztetni az időpontot,
- elkészíteni a Google Meet linket,
- elküldeni a linket,
- emlékeztetni az ügyfelet,
- új időpontot keresni, ha közbejött valami.
Ekkor döbbentem rá, hogy mennyi felesleges kört futok ilyenkor, pedig ezt a folyamatot sokkal egyszerűbbé is lehetne tenni.
Mi változott?
Miután sikerült rá megoldást találnom, az volt a legfurcsább érzés, hogy hirtelen milyen kevés dolgom maradt.
Nem kellett több körben időpontot egyeztetni.
Nem kellett külön emlékeztetőket küldenem.
Nem kellett azon aggódnom, hogy vajon mindenki ugyanarra az időpontra emlékszik-e.
Egyszerűen működött.
Én pedig végre nem a szervezéssel foglalkoztam, hanem az ügyfelemmel és azzal, amiért hozzám fordult.
Miért ragaszkodunk mégis a régi megoldásokhoz?
Szerintem azért, mert amit egyszer megszoktunk, azon nehéz változtatni.
Ha egy rendszer eddig működött, hajlamosak vagyunk azt gondolni, hogy jó ez így. Sokszor viszont nincs időnk új eszközöket keresni vagy kipróbálni. Máskor pedig egyszerűen nem bízunk bennük, mert azt gondoljuk, hogy még egy gondot veszünk a nyakunkba.
Pedig könnyen lehet, hogy egy új megoldás nem bonyolultabb lesz, hanem éppen ellenkezőleg: rengeteg felesleges feladatot vesz le a vállunkról.
Nem mindig külön eszköz a megoldás
Fontosnak tartom azt is megemlíteni, hogy nem minden problémára egy új alkalmazás, program a válasz. Néha már az is rengeteget segít, ha jobban megismerjük azokat az eszközöket, amelyeket egyébként is használunk. Például kevesen tudják, hogy a Gmailben is található időpontfoglalási lehetőség, amely a Google Naptárral működik együtt. Lehet, hogy számodra ez már elegendő lenne.
A lényeg nem az, hogy mindenáron új programokat használjunk. Hanem az, hogy megtaláljuk azt a megoldást, ami a saját vállalkozásunkban a lehető legkevesebb háttérmunkát hagyja ránk.
Neked is érdemes végiggondolnod
Próbáld meg leírni, hogyan zajlik nálad most egy időpont egyeztetés:
Hány külön lépésből áll?
Melyiket végzed még mindig kézzel?
Lehet, hogy már most is van olyan eszközöd, ami ezt egyszerűbbé tenné, csak eddig nem tudtál róla.
A cikkben említett eszközök:
- Online időpontfoglaló
- Google Meet
- Google Naptár
- Gmail
Szeretnéd te is egyszerűbbé tenni vállalkozásod működését?
Az Időnyerő Eszköztárban összegyűjtöttem neked azokat az ingyenes digitális megoldásokat, amelyek nekem is segítenek abban, hogy kevesebb időt töltsek a háttérfeladatokkal, így helyette többet foglalkozhatok azzal, ami igazán előrevisz.
✔️ingyenes oktató videók
✔️gyors digitális megoldások
✔️azonnal használható tippek
