Így csökkentettem a háttérfeladatokat vállalkozóként – hogy végre több időm maradjon arra, amit szeretek
Amikor megszületett a kisfiam, hirtelen teljesen más lett az idő fogalma. Korábban is fontos volt számomra a hatékony munkavégzés, de akkor döbbentem rá igazán, hogy mennyi időt visznek el azok az apró háttérfeladatok, amiket nap mint nap végeztem:
- időpontok egyeztetése Messengeren és e-mailben,
- képek és fájlok keresgélése,
- meeting közbeni jegyzetelés,
- videók vágása,
- oktatóanyagok készítése,
- posztok előkészítése
Egyenként egyik sem tűnt soknak. De azt éreztem miattuk, hogy folyamatosan félbeszakítanak, felesleges köröket futok, és egész nap dolgozom anélkül, hogy igazán haladnék.
A legfrusztrálóbb azonban mégsem az volt, hogy egy hosszú To Do listán akartam végig menni röpke 2 óra alatt. Hanem az, hogy nem tudtam rendesen kihasználni azt a kevés időt sem, amíg a kisfiam aludt. Mert a nagy részét nem azzal töltöttem, ami valóban előreviszi a vállalkozásomat. Helyette rengeteg időrabló tevékenységet végeztem.
Ekkor viszont rájöttem valamire.
Mivel egy nap több időt nem nagyon tudtam szánni a munkára, éreztem, hogy csökkentenem kell az olyan feladatok számát, amelyeket addig kézzel csináltam, pedig lehetett volna automatizálni is. Tudtam, hogy az adminisztráció csökkentése nélkül nem fogok tudni időt spórolni.
És arra is rá kellett jönnöm, hogy nem kontrollálhatok mindent. Nem kell minden egyes lépést nekem elvégeznem ahhoz, hogy jól működjön a vállalkozásom.
Sőt. Ha azzal szeretnék foglalkozni, ami valóban értéket teremt, akkor bizonyos feladatokat át kell adnom olyan digitális megoldásoknak, amelyek ugyanúgy elvégzik helyettem a munkát, miután egyszer jól beállítottam őket.
Az első dolog, amit automatizáltam, az online időpontfoglalás volt.
Korábban minden időpontot Messengeren vagy e-mailben egyeztettem. Rengeteg idő elment azzal, hogy írtunk egymásnak, majd vártunk egymás válaszára, aztán új időpontot kerestünk, és végül sikerült megegyeznünk. Elküldtem a meeting linkjét, beírtam a naptárba, és még egyszer emlékeztettem az ügyfelet, hogy el ne felejtse.
Ma már ez teljesen másképp működik.
Az online időpontfoglalómnak köszönhetően
- az ügyfél lefoglalja a számára megfelelő időpontot
- ezután automatikusan megkapja a visszaigazolást a Google Meet linkkel együtt
- az időpont bekerül a Google Naptáramba, de ő is hozzáadhatja a saját naptárához
- a rendszer automatikusan emlékeztetőt küld a megbeszélés előtt, nekem pedig az adott időpontban már csak annyi a dolgom, hogy belépjek a meetingre.
Ennyi.
Mit nyertem vele?
Nem csak időt, hanem nyugalmat is. Ha le tudtam ülni a gép elé, nem azzal kellett kezdenem, hogy gyorsan visszaírjak valakinek vagy még elküldjek egy linket.
Csak beléptem a meetingre és kezdhettünk is dolgozni.
Pontosan ezért szeretem az ilyen digitális megoldásokat. Mert csendben leveszik a terhet a vállamról és ellátják helyettem azokat a háttérfeladatokat, amelyek korábban rengeteg energiát vittek el. Ennek köszönhetően ma már sokkal produktívabban dolgozom. Könnyebben tudom tartani a saját időbeosztásomat, és a munkám is gyorsabban halad, mert a háttérfeladatok nagy részét már nem nekem kell elvégeznem.
Ma már biztosan nem egyeztetném kézzel az online meetingek időpontját. Nem aggódnék azon sem, hogy a megbeszélés közben készített jegyzeteimet később még be kell gépelnem, mert mindegyikre van egy olyan megoldásom, ami gyorsabb, egyszerűbb, és nélkülem is működik.
És számomra pontosan ez a legfőbb cél. Hogy a munkára fordítható időmet valóban a fontos feladatokra tudjam használni.
Ez csak az első háttérfeladat volt, amit sikerült egyszerűbbé tennem. A következő cikkben megmutatom, miért nem elég egy Google Naptár a foglalásokhoz és miért kell külön időpontfoglaló.
Neked is van ilyen háttérfeladatod?
Írd össze azt a három feladatot, amit még mindig kézzel végzel, pedig rengeteg időt vesz el. Már ez az első lépés is sokat segíthet abban, hogy más szemmel nézz rá a saját folyamataidra.
Ha van kedved, írd meg kommentben vagy üzenetben, melyik lett az első, amit sikerült egyszerűsítened. Nagyon kíváncsi vagyok rá.
A cikkben említett eszközök:
- Online időpontfoglaló
- Google Meet
- Google Naptár
Kevesebb háttérmunka, több idő arra, amit szeretsz.
Ha szeretnéd egyszerűbbé tenni vállalkozásod működését, kezdd az Időnyerő Eszköztárral.
✔️ingyenes oktató videók
✔️gyors digitális megoldások
✔️azonnal használható tippek