Így néz ki egy munkanapom és ezt automatizáltam benne
Hogyan használom a ChatGPT-t, Claude-ot, a Notiont és az online időpontfoglalást, hogy a kevés munkaidőmben tényleg a fontos feladatokkal foglalkozhassak?
Nincs klasszikus értelemben vett munkanapom
Anyaként vállalkozom, így nálam a munkanap nem azt jelenti, hogy reggel 8-kor leülök dolgozni, délután 4-kor pedig befejezem. Van, hogy a kisfiam óvodában van vagy itthon alszik, és ilyenkor akad néhány órám dolgozni. Ha éppen benne vagyok egy futó projektben, akkor azzal kezdem, mert az ügyfélmunka az első. Ha marad időm, akkor foglalkozom a saját vállalkozásommal, például tartalmat készítek, frissítem a weboldalamat, átnézem a platformjaimat, vagy éppen egy új ötleten dolgozom.
Ezért számomra különösen fontos, hogy amikor leülök dolgozni, ne menjen el az időm olyan felesleges adminisztrációs feladatokkal, mint az időpont egyeztetés, az e-mailek keresgélése vagy az adott projekt részleteinek felkutatása. Korábban sokszor volt olyan, hogy azt éreztem, már rég máshol kellene tartanom, miközben még mindig egyetlen feladattal szöszmötöltem. Ma már viszont több olyan feladatot is egyszerűsítettem vagy automatizáltam, amik azelőtt rengeteg értékes percet elvettek a munkaidőmből.
Mutatom, mik ezek.
1. Az időpontokat már nem én egyeztetem
Az ügyfeleimmel való konzultációkhoz Cal.com-os időpontfoglalót használok. Minden be van állítva előre, így nekem csak az elérhető időpontokat kell bizonyos időközönként frissítenem, illetve a foglalási linket kell megosztanom az ügyfelemmel.
Ő ezután néhány kattintással lefoglalja a megfelelő időpontot, majd mindketten kapunk róla visszaigazolást. Ha később mégsem jó neki, le tudja mondani vagy át tudja ütemezni. A meeting előtt pedig emlékeztet minket a rendszer, hogy ne felejtsünk el részt venni.
Nekem pedig innentől kezdve nincs vele dolgom. Nem kell üzengetni, időpontokat egyeztetni, majd kézzel beírni mindent a naptárba.
2. A naptáramat sem feltétlenül én frissítem
Ebben a Claude segít. Megadhatom neki, hogy hol, mikor és mi lesz, de akár egy e-mailből is ki tudja szedni a szükséges információkat. Olyan is előfordult már, hogy lefotóztam neki a papír alapú naptáramat, és abból dolgozott.
Ez elsőre apróságnak tűnhet, de nekem mégis sokat számít. Ha ugyanis csak azért veszem elő a telefonomat, hogy beírjak valamit a naptárba, könnyen elkalandozom. Megnézem az értesítéseket, válaszolok egy üzenetre, és máris elveszett néhány értékes percem. Mert legtöbbször nem az volt a gondom, hogy két percbe telt beírni egy eseményt, hanem az, hogy ez a két perc könnyen tíz perc lett, mire visszataláltam a munkához.
3. Nem nézem végig az e-maileket, hogy hol tart a projekt
Egy hosszabb projekt során rengeteg információ tud összegyűlni az e-mailjeim között. Most is éppen egy olyan együttműködésem fut, aminél már biztosan meghaladtuk a 20 e-mailt oda-vissza. Hogy ezzel is nyerjek egy kis időt, megkérem a Claude-ot, hogy az ügyféllel való levelezés alapján készítsen a Notionben egy projektoldalt, és gyűjtse össze rajta a fontos információkat.
Mint például:
- mi a projekt lényege,
- milyen kérései voltak az ügyfélnek,
- milyen határidők vannak,
- mi készült már el,
- mi van még hátra,
- mikor mi történt,
- mi a következő lépés.
Így amikor visszatérek a projekthez, nem kell újra végigolvasnom az egész levelezést, hogy felvegyem a fonalat. Csak megnyitom a Notiont és látom, hol tartunk, így pontosan tudom, mi a következő feladatom.
4. A saját tartalmaimat is AI segítségével készítem
Most már majdnem 2 hónapja minden héten leülök a ChatGPT-vel egy „interjúra”. Az előzetes feltételeim és szabályaim alapján kérdéseket tesz fel, amelyek segítenek mélyebben előhozni belőlem a témát és a saját gondolataimat. Ezekből elkészül a blog vázlata, majd erre építve készülnek a kapcsolódó Instagram és Facebook posztok, videóötletek és Pinterest tartalmak.
Fontos, hogy nem az AI dönti el helyettem, mit akarok mondani vagy miről akarok írni. A gondolatok, témák és végső szövegek továbbra is tőlem származnak. A ChatGPT inkább abban segít, hogy könnyebb legyen elindulni, átgondolni a témát és megtalálni a fő pontokat. Így a végeredmény sokkal inkább az én logikámat és hangomat követi, így általában nem újraírni kell a szöveget, hanem csak kiegészíteni.
5. A tartalomnaptárt sem kézzel vezetem
A beidőzített tartalmakról egyszerűen képernyőképet készítek, elküldöm Claude-nak, ő pedig a rajtuk lévő információk alapján frissíti a Notionben vezetett tartalomnaptáramat.
Soha nem szerettem tartalomnaptárt vezetni. Próbálkoztam papíralapú tervezőkkel és online megoldásokkal is, de valahogy egyik sem jött be. Most mégis újra belevágtam, mert végre találtam egy olyan módszert, aminél nem nekem kell kézzel felvinnem mindent. Ezzel pedig nagyon sok időt és energiát meg tudok spórolni, miközben van egy rendezett naptáram, amiben nyomon tudom követni, hogy mikor mi jelenik meg és melyik felületen.
Nem mindent automatizálok
Az automatizálás számomra nem azt jelenti, hogy mindent átadok az AI-nak. Amihez kell a személyességem, a saját hangom vagy a döntésem, azt továbbra is én csinálom. Nem szeretném, hogy az AI gondolkodjon helyettem, és a végső döntéseket sem adom át neki.
Viszont szívesen odaadom neki azokat a feladatokat, amelyek ismétlődnek, adminisztratívak, vagy tudom, hogy ezt sokkal gyorsabban el tudja végezni helyettem.
Azért automatizálok, hogy legyen időm arra, amihez valóban kell a jelenlétem, a gondolkodásmódom vagy a kreativitásom.
Ez az irány most különösen fontos számomra, mert hamarosan érkezik a második kisfiam, így várhatóan még kevesebb időm lesz dolgozni. És hosszútávon nem az a célom, hogy ugyanannyi munkát el tudjak végezni pár óra alatt, mint most. Inkább azt szeretném, hogy ha csak 30 percem van egy nap, akkor is tudjak előrehaladni és érdemi munkát végezni. Ne keresgéléssel, adminisztrációval vagy felesleges kattintgatással menjen el az idő, hanem a következő fontos lépéssel. Mert számomra végső soron erről szól az automatizálás: hogy a vállalkozásom működése gördülékenyebb és szabadabb legyen, én pedig időt és energiát spóroljak vele.
Te melyik feladattól szabadulnál meg legszívesebben a munkádban?
Nem kell egyszerre mindent automatizálnod. Elég egyetlen olyan feladattal kezdened, ami rendszeresen elveszi az idődet és energiádat. Az Időnyerő Eszköztárban olyan egyszerű digitális megoldásokat gyűjtök össze, amelyekkel a vállalkozásod háttérfeladatait te is könnyebbé teheted.
Nem tudod, hol folyik el az időd a vállalkozásodban?
A Digitális háttér auditon együtt végignézzük, hogyan működik most a vállalkozásod, hol vannak a felesleges manuális lépések, és mely feladatokat lehetne egyszerűsíteni vagy automatizálni.
