Hogyan szabadított fel időt Dorinának az online időpontfoglaló? – esettanulmány
A kiinduló helyzet
Dorina lovas foglalkozásokat tart gyerekeknek, emellett pedig egyetemre jár, így eleve kevés szabadideje van a háttérfeladatokra. Az időpontok egyeztetése nála korábban szinte teljes egészében Messengeren keresztül történt.
A szülők üzenetben keresték meg, hogy:
- mikor lenne szabad időpont,
- mikor tudnak jönni,
- ha mégsem jó, mikor lehet áttenni,
- ha késnek,
- ha lemondanák az órát.
Dorina pedig sokszor este vagy akár kora reggel is válaszolt az üzenetekre, mert természetesen szerette volna, hogy mindenki időben megkapja a választ. Volt olyan helyzet is, amikor valaki az óra előtt mondta le az időpontját, miközben Dorina már kiment a lovakhoz és előkészített mindent a foglalkozáshoz.
A fő probléma tehát az volt, hogy az állandó egyeztetés folyamatos rendelkezésre állást és rengeteg adminisztrációt jelentett számára.
Amire szüksége volt
Mikor Dorina megkeresett, még nem tudta pontosan, milyen rendszert kellene választania, vagy milyen funkciókra lenne szüksége. Ezért a felfedező híváson először nem egy konkrét eszközről kezdtünk beszélni, hanem azt néztük meg, hogyan működik jelenleg az időpontkezelése, és milyen problémákat szeretne megszüntetni.
Ezután több lehetőséget is megnéztünk, többek között a Cal.com, a Minup és a Calendly megoldásait. Átbeszéltük, melyik mit tud, milyen korlátai vannak, és a saját tapasztalataimat is megosztottam vele. Végül a Cal.com mellett döntött, többek között azért is, mert nem szeretett volna előfizetni az induláshoz, viszont az ingyenes csomagban is sokkal több szükséges funkció elérhető, mint a másik két foglalónál.
A megoldás
A közös munka egy online, körülbelül 2 órás Teremtő nap keretében zajlott. Nem egyszerűen elkészítettem neki a rendszert, hanem együtt építettük fel, így közben ő is megismerhette a működését.
Együtt beállítottuk:
- a Cal.com fiókját és alapbeállításait,
- a lovas foglalkozását,
- a foglalható időpontokat,
- az időpontok kezelését,
- az automatikus visszaigazoló e-maileket,
- az emlékeztetőket,
- a lemondási lehetőséget,
- az átütemezést,
- és a Google Naptár-integrációt.
Különösen tetszett neki, hogy akár egy hónapra előre beállíthatja a foglalható időpontokat, és ezután nincs szüksége folyamatos manuális egyeztetésre. A szülők kiválasztják a számukra megfelelő időpontot, lefoglalják, a rendszer pedig elvégzi a háttérben a szükséges feladatokat.
Nem álltunk meg az első beállításnál
A rendszer tesztelése közben előjött egy probléma az időpontok között hagyott idővel. Ha például egy 8:30-as időpontot lefoglaltak, a következő időpont nem úgy jelent meg, ahogy Dorina szerette volna. A megoldást végül a pufferidő megfelelő beállítása jelentette.
Ez jó példa arra, hogy egy digitális rendszer elkészítése nem feltétlenül ér véget az első beállításokkal. Ki kell próbálni valódi helyzetekben is, és meg kell nézni, hogy ténylegesen úgy működik-e, ahogyan az adott vállalkozónak szüksége van rá.
Egy kis plusz rendszer a Gmail fiókban
A használat során egy másik probléma is felmerült. Dorina ugyanazt az e-mail címet használta az iskolai levelezéshez és a foglalásokhoz is, így nem szerette volna, ha a Cal.com üzenetei elvesznek a többi e-mail között.
Ezért megmutattam neki, hogyan tudja a Gmailben automatikus címkézéssel külön rendszerezni a foglalásokhoz kapcsolódó üzeneteket. Erről külön képernyőfelvételes videót is kapott, így később önállóan is vissza tudta nézni a beállításokat.
Az eredmény
Előtte
Messengeres egyeztetés
→ folyamatos üzenetek
→ esti/kora reggeli válaszok
→ lemondások manuális kezelése
→ időpontok átszervezése
→ állandó rendelkezésre állás
→ adminisztráció az egyetem mellett
Utána
Online időpontfoglaló rendszer
→ a szülők maguk választanak időpontot
→ automatikus visszaigazolás
→ automatikus emlékeztető
→ önálló lemondás és átütemezés
→ Google Naptár integráció
→ előre beállítható időpontok
→ ugyanazon a linken automatikusan frissülnek az új időpontok
→ kevesebb adminisztráció
→ kevesebb rendelkezésre állási kényszer
És mit mondott Dorina egy hónappal később?
Megkérdeztem tőle, hogy mit gondol a foglalóról egy teljes hónap használat után és így fogalmazott:
„Őszintén mondhatom, hogy nekem nagy megkönnyebbülést jelentett az időpontfoglaló használata.”
Majd hozzátette, hogy már nem érzi azt a folyamatos nyomást, amikor a szülők betegség miatt lemondják az órát.
„Nem kell külön visszaírnom minden esetben, egyszerűen látom a rendszerben a lemondás okát, tudomásul veszem és ennyi. Ez lelkileg is sokkal könnyebb.”
A szülők is pozitívan fogadták a rendszert, és Dorina elmondása szerint mindenki gördülékenyen használta a lemondást és az átütemezést. Az új időpontok beállítása után pedig ugyanazon a már megosztott linken automatikusan megjelentek az új lehetőségek.
Úgy gondolja, hogy a rendszer rengeteg adminisztrációs terhet levesz róla, különösen az egyetem mellett, és abban is segít neki, hogy jobban meghúzza a saját határait.
Amit ebből a projektből tanultam
Számomra ez a projekt is megerősítette, hogy nem az a cél, hogy minél több vagy minél drágább digitális eszközt használjunk. Én sem szeretem addig fizetős eszközre rábeszélni magamat vagy az ügyfeleimet, amíg nem tudjuk, hogy valóban megéri-e.
Először azt kell megérteni, hogy mi az, amit szeretnénk, hogy a rendszer megoldjon helyettünk.
És csak ezután érdemes azt keresni, hogy melyik eszköz tudja ezt a legegyszerűbben és legésszerűbben megvalósítani.
Dorina esetében a Cal.com megfelelőnek bizonyult, de a valódi megoldás végül nem csak maga az időpontfoglaló lett. A Gmail rendszerezése, a tesztelés, a pufferidő beállítása és a visszanézhető segítség mind hozzájárult ahhoz, hogy a rendszer az ő valódi működésében is használható legyen.
Nálad is vannak olyan feladatok, amiket nem akarsz újra és újra megcsinálni?
Akkor itt az ideje, hogy megszabadulj tőlük. Ehhez pedig nem biztos, hogy egy újabb alkalmazásra van szükséged, hanem egy egyszerűbb folyamatra, egy jól beállított eszközre vagy egy olyan megoldásra, ami néhány feladatot átvesz tőled.
Nézzük meg együtt, hogyan lehetne könnyebb a vállalkozásod működése egy ingyenes 30 perces felfedező hívással!
