Miért egyeztetsz még mindig manuálisan időpontokat, ha ezt már egy rendszer is megteheti helyetted?
„Mikor lenne jó neked?”
„Nekem kedden délelőtt jó. És neked?”
„Akkor inkább legyen szerda délután.”
„Az sajnos nekem nem jó. Csütörtök?”
Ha vállalkozóként te is e-mailben vagy Messengeren egyezteted az időpontokat, valószínűleg ismerős ez a kör. Önmagában persze nem tűnik nagy feladatnak. Elküldöd az elérhető időpontokat, az ügyfél választ, visszaírsz, majd bekerül a naptárba. Jobb esetben 2-3 üzenetváltás és kész. Csakhogy közben ott van a várakozás.
Visszaírt már?
Jó lesz neki az időpont?
Nem jön közbe valami?
El ne felejtsem elküldeni neki a linket.
Ja, és majd emlékeztetni is kellene.
És egyszer csak azt veszed észre, hogy egyetlen időpont lefoglalása nem is egyetlen feladatból áll.
Régen én is így egyeztettem
Leginkább e-mailben vagy Messengeren beszéltük meg az időpontokat az ügyfeleimmel. Elküldtem, mikor vagyok elérhető, az ügyfél pedig kiválasztotta azt az időpontot, amelyik jó neki. Ha nem volt megfelelő, jött egy újabb kör. És bár ez általában néhány üzenetet jelentett, a feladat közben mégsem tudott igazán lezárulni. Mert amíg nem érkezett válasz, ott motoszkált a fejemben, hogy mikor tudjuk már végre lefixálni.
Volt olyan is, hogy valaki elfelejtette az időpontot, vagy rosszul írta fel magának. Nem voltak ezek hatalmas problémák, de sok ilyen apró feladatból egy idő után nagyon sok felesleges munka tud összegyűlni.
A kisfiam mellett kezdett igazán zavarni
A szülés után, amikor újra elkezdtem dolgozni, tudtam, hogy másképp kell majd működnöm. A kisfiam mellett leginkább akkor tudtam a munkámmal foglalkozni, amikor ő aludt. Nem akartam ezt a néhány órát olyan apró, szöszmötölős feladatokra pazarolni, amiket valamilyen módon egyszerűbben is meg lehetne csinálni. Ezért elkezdtem sokkal tudatosabban végig nézni a saját munkámat.
Mit tudnék felgyorsítani?
Mit tudnék leegyszerűsíteni?
Mit tudnék elhagyni?
És mit tudna helyettem elvégezni egy online rendszer vagy egy eszköz?
Az időpont egyeztetés pedig az egyik legkézenfekvőbb ilyen feladat volt számomra.
Nem az időpontfoglaló a lényeg
Amikor azt mondom, hogy időpontfoglalót használok, sokan biztos arra gondolnak, hogy egyszerűen van egy linkem, ahol az ügyfelek időpontot tudnak foglalni. De számomra ennél sokkal többről van szó. Egy olyan folyamatot alakítottam ki, amelyben az időpont lefoglalásához már nincs szükség arra, hogy végig ott legyek. Előre megadom, hogy mikor vagyok elérhető akár több hétre vagy hónapra is. Ezután elküldöm az ügyfélnek a foglalási linket, ő pedig:
→ megnézi a szabad időpontokat,
→ kiválasztja a neki megfelelőt,
→ lefoglalja,
→ az időpont bekerül a naptárába (és az enyémbe is),
→ visszaigazolást kap (ahogy én is),
→ emlékeztetőt kap,
→ és megkapja a szükséges linkeket is.
Ha pedig közben változik valami, az időpontot saját maga is átteheti vagy lemondhatja. Milyen feladat maradt nekem? Gyakorlatilag csak meg kell jelennem a megbeszélésen.
Egy teljes háttérfolyamat működik helyettem
Régen nagyjából így nézett ki:
üzenet → egyeztetés → várakozás → újabb üzenet → időpont rögzítése manuálisan → link küldése manuálisan → emlékeztetés manuálisan
Most pedig így:
foglalási link → ügyfél választ → rendszer rögzít → automata visszaigazolás → automata emlékeztető → belépek a beszélgetésbe
A különbség nem feltétlenül abban van, hogy egy-egy alkalommal hány percet tudok megspórolni. Hanem abban, hogy nekem már nem kell jelen lennem minden egyes lépésnél. És ez óriási különbség.
De nem lesz ettől személytelen az egész?
Szerintem ez az egyik leggyakoribb félelem az ilyen digitális megoldásokkal kapcsolatban. Ha egy rendszer kezeli a foglalást, akkor vajon nem tűnik úgy, mintha már nem is lenne személyes a kapcsolat?
Én ezt egyáltalán nem érzem. Ha valaki a weboldalamról jut el a foglalásig, ott továbbra is az én szövegeimmel találkozik. Ha pedig e-mailben vagy Messengeren keres meg, akkor továbbra is én válaszolok neki. A rendszer egyszerűen csak átvesz egy olyan részt, ahol nincs szükség az emberi jelenlétemre. Nem a kapcsolatot automatizálom. Az időpont egyeztetés folyamatát egyszerűsítem. És számomra ez a kettő nagyon nem ugyanaz.
Kinek érdemes időpontfoglalót használnia?
Nem gondolom, hogy mindenkinek azonnal szüksége van rá. Ha kevés ügyfeled van, és szeretsz személyesen időpontokat egyeztetni, akkor lehet, hogy egyelőre tényleg nincs rá szükséged. Viszont szerintem érdemes elgondolkodnod rajta, ha:
- egyre több ügyféllel dolgozol,
- sok időpontot kell egyeztetned,
- gyakran módosítják vagy mondják le az időpontokat,
- eleged van az oda-vissza üzengetésből,
- vagy egyszerűen szeretnéd, hogy a foglalás akkor is működjön, amikor te éppen nem dolgozol.
Mert ilyenkor már nem biztos, hogy az a legjobb megoldás, ha még nagyobb erőfeszítéssel próbálod manuálisan elvégezni ugyanazt a feladatot. Lehet, hogy egyszerűen már nem neked kellene csinálnod.
Nem az első időpontfoglaló lesz feltétlenül a jó
Ezt én is megtapasztaltam a saját bőrömön. Mire megtaláltam azt a rendszert, ami igazán megfelel, két másik megoldást is kipróbáltam. És utólag azt gondolom, hogy ha most indulnék, sokkal előbb körül néznék a lehetőségek között.
Mert nem minden vállalkozónak ugyanarra van szüksége.
Van, akinek csak egy egyszerű foglalási oldal kell.
Másnak naptár integráció, automatikus emlékeztetők, videóhívás link, áthelyezés, lemondás vagy akár fizetés is fontos lehet.
Éppen ezért szerintem nem az a kérdés, hogy „Melyik a legjobb időpontfoglaló?”, hanem inkább az, hogy „Nekem milyen folyamatra van szükségem?”. És csak ezután érdemes kiválasztani hozzá az eszközt.
Számomra már nem csak egy időpontfoglaló
Ma már nem egyszerűen egy online foglalási felületként tekintek rá, hanem egy olyan háttérfolyamatként, ami felgyorsítja a munkámat, csökkenti a stresszt és a feladataim számát és akkor is működik, amikor én nem dolgozom. Talán ez a legfontosabb része.
Ha valaki Messengeren vagy e-mailben szeretne időpontot egyeztetni, nekem nem kell félbehagynom miatta azt, amit éppen csinálok.
Nem kell órákkal később válaszolnom.
Nem kell attól tartanom, hogy közben elfogy az adott időpont.
És az ügyfélnek sem kell várnia rám.
Mert a rendszer elvégzi helyettem ezeket a részeket, miközben én ott vagyok, ahol valóban szükség van rám: a beszélgetésben, az ügyféllel.
Nem az a cél, hogy minden feladatot gyorsabban végezzünk el, hanem hogy felismerjük, melyik feladatot kell egyáltalán nekünk elvégeznünk. És ha egy apró háttérfolyamatot már egy rendszer is képes végig vinni helyettünk, akkor miért ne adnánk neki ezt a feladatot?
Hiszen egy vállalkozás nem egyik percről a másikra válik szabaddá, hanem akkor kezd el függetlenné válni a vállalkozótól, amikor elkezdjük kiiktatni a munkánkból azokat az apró feladatokat, amiket nem nekünk kell megcsinálnunk. Engedélyt adunk magunknak arra, hogy egy kicsit lazítsunk a kontrollon és hagyjuk, hogy hasznunkra váljanak az idő- és energianyerő digitális megoldások.
Indulj el te is ezen az úton
Eleged van abból, hogy órákig tart, mire mindenkinek visszaírsz az időpontokkal kapcsolatban? Ezzel töltöd az estéidet vagy a reggeleidet és legszívesebben elérhetetlenné válnál? Tudod, hogy kellene valamilyen megoldás, de attól tartasz, hogy egy saját időpontfoglaló létrehozása túl bonyolult és drága?
Akkor gyere és oldjuk meg együtt ezt a problémát!
Mindössze 2 óra alatt segítek neked beállítani saját igényeidre szabott időpontfoglalódat, ami akkor is kezeli a foglalásokat, amikor te épp alszol vagy beteg vagy. És nem csak beállítjuk, hanem meg is tanítom neked, hogyan használd, hogy később egyedül is tudd kezelni.
De ha valami egyszerűbbel kezdenéd, az Automata Gmail asszisztens minikurzusban megtanítom, hogyan tudsz egy egyszerű Gmail fiók segítségével időpontokat kezelni gyorsan és hatékonyan.
