Biztos, hogy asszisztensre van szükséged? Lehet, hogy először a folyamataidat kell rendbe tenned.
Asszisztens keresés a női közösségekben
Már évek óta tagja vagyok több női vállalkozói közösségnek is, és az utóbbi időben különösen érdekes volt olvasni az itt megjelent elakadásokat, problémákat. Feltűnt ugyanis, hogy újra meg újra találkozom olyan posztokkal, amiknél valaki asszisztenst keres. És a legtöbb esetben ugyanaz áll a háttérben: időhiány és túlterheltség.
A vállalkozó már nem bír mindent egyedül, ezért szeretne bizonyos feladatokat átadni valaki másnak. És ezzel önmagában nincs semmi probléma. Sőt, szerintem egy bizonyos ponton a delegálás nagyon fontos része lehet egy vállalkozás fejlődésének.
Csakhogy miközben ezeket a posztokat olvasom, sokszor azon kapom magam, hogy az én fejemben már többféle megoldás is megszületett ezekre a feladatokra. És egyikhez sem kell asszisztens.
Sok esetben azt látom, hogy az első lépés rögtön egy asszisztens keresése, miközben lehet, hogy eggyel vissza kellene lépni, még mielőtt bárkit is felvennénk. Először inkább a folyamatainkat kellene megvizsgálni, hogy vajon melyik részét lehetne egyszerűbbé tenni. Mert ha mi magunk sem tudjuk, mit akarunk, egy asszisztens sem fogja megoldani helyettünk.
„A vállalkozásom már kinőtt engem, de nincs rendszerem, amire rá tudnék építeni egy másik embert.”
Ez a mondat különösen megmaradt bennem, mert szerintem nagyon jól megfogja azt a helyzetet, amibe sok vállalkozó eljut. A vállalkozás már túl nagy ahhoz, hogy egyetlen ember minden feladatot egyedül végezzen el. De közben még nincs kialakítva az a működés, amibe egy másik ember valóban be tudna kapcsolódni. Ilyenkor könnyű rögtön arra gondolni, hogy „kell egy asszisztens.” És lehet, hogy tényleg kell. De mi történik akkor, ha egy rendezetlen folyamatot egyszerűen átadunk valaki másnak?
A káosz attól még nem szűnik meg, hogy már ketten dolgozunk rajta
Ha én sem tudom pontosan, hogyan kellene működnie egy folyamatnak, akkor egy asszisztens honnan tudná?
Nem feltétlenül fogja érteni:
- melyik lépésre van valóban szükség,
- melyik felesleges,
- milyen sorrendben kellene elvégezni a feladatokat,
- mit lehetne automatizálni,
- mikor van szükség az én döntésemre,
- és mi az, amit már egyáltalán nem kellene csinálni.
Így könnyen előfordulhat, hogy ezzel nem megoldjuk a problémát, hanem csak kiszervezzük a káoszt. És most már nem egy ember próbálja megfejteni, hanem kettő.
Ilyen esetben sokszor egy kicsit át is ruházzuk az asszisztensre a felelősséget, mert hogy „hát ő szakember, majd megoldja.” Ha már annyira túlterheltek vagyunk, természetesnek tűnik, hogy keresünk valakit, aki ért hozzá, és majd segít rendbe tenni. Azt reméljük, hogy a szakértelme majd magától rendet tesz abban is, amit mi magunk sem látunk tisztán. Pedig ha én sem tudom pontosan, mit szeretnék, akkor ő sem fogja.
Egy asszisztens valóban sok terhet le tud venni a válladról. De ahhoz, hogy tényleg segítsen, tudnia kell, mit szeretnél tőle, hogyan szeretnéd, hogy működjön a folyamat, és milyen végeredményt vársz el. Ezért szerintem a jó delegálás nem azzal kezdődik, hogy keresel valakit, hanem azzal, hogy először te magad átlátod, mit szeretnél átadni.
Mielőtt embert keresel, nézd meg a folyamatot
Én ezt nagyjából így csinálnám:
- Először nézd meg, hogyan működik most a folyamat. Mi történik pontosan az elejétől a végéig?
- Ezután nézd meg, mit lehetne egyszerűsíteni. Van olyan lépés, amit el lehet hagyni? Van olyan, amit kevesebb lépésből is meg lehet oldani?
- Nézd meg, mit lehet automatizálni. Például egy időpontfoglalásnál valóban szükség van arra, hogy minden alkalommal manuálisan egyeztess az ügyféllel? Vagy egy rendszer ezt el tudná végezni helyetted?
- Nézd meg, miben segíthet az AI. Lehet, hogy egy feladatot nem tudsz teljesen automatizálni, de egy AI-eszköz jelentősen felgyorsíthatja. Például adatokat gyűjthet, rendszerezhet, szöveget készíthet vagy információkat kereshet neked.
- És ami ezután is emberi munkát igényel, azt lehet delegálni.
Így már sokkal tisztábban látod, hogy valóban mire van szükséged egy másik embertől. És az asszisztensednek sem egy káoszt kell majd megfejtenie, hanem egy olyan folyamatba tud bekapcsolódni, aminek már van eleje, vége és célja.
Nem mindent kell automatizálni
Fontos hozzátenni, hogy vannak olyan feladatok, amiket biztosan nem adnék át egy rendszernek, mert pont az emberi jelenlét adja az értéket. Egy szöveg végső átnézése például nálam biztos, hogy olyan feladat marad, amit én végzek. Nem szeretném, ha minden kommunikációm teljesen személytelen, AI által generált szöveg lenne. Fontos számomra, hogy legyen benne élet, személyesség, és hogy a sorok között megjelenjen az én hangom.
Ugyanígy vannak olyan ügyfélhelyzetek, döntések és kommunikációs helyzetek, ahol egyszerűen szükség van rám emberként. És ez teljesen rendben van. A cél nem az, hogy minden feladatot egy rendszer végezzen el, hanem az, hogy tudd, melyik feladathoz mire van valóban szükség.
Lehet, hogy nem több emberre van szükséged, hanem kevesebb feladatra
Amikor túlterheltek vagyunk, nagyon könnyen érezhetjük azt, hogy „túl sok a nyomás rajtam, kell valaki, aki leveszi rólam.” De érdemes lehet hátrébb lépni egyet és megkérdezned magadtól:
Miért hárul rám minden feladat?
Melyik feladat viszi el a legtöbb időt?
Melyik terhel a legjobban?
Melyik ismétlődik újra és újra?
Melyiket lehetne egyszerűsíteni?
Melyiket lehetne automatizálni?
Melyikben segíthet az AI?
És mi az, ami ezután is valóban emberi munkát igényel?
Lehet, hogy a végén tényleg arra jutsz, hogy szükséged van egy asszisztensre. De akkor már pontosan tudni fogod, hogy milyen feladatokat kell majd elvégeznie. És azt is, hogy mit vársz tőle.
Nem biztos, hogy a technika a bonyolultabb út
Sokszor szerintem éppen azért nem merünk technikai megoldások felé nyitni, mert azt gondoljuk, hogy túl bonyolultak. Pedig lehet, hogy éppen azzal spórolnánk meg rengeteg időt és pénzt, ha egy kicsit kíváncsiak és nyitottabbak lennénk arra, hogy mi mindenre képesek már ezek az eszközök.
Nem kell mindent a 0-ról megtanulnod.
Nem kell minden folyamatodat automatizálnod.
És nem kell lecserélned az emberi segítséget technológiára.
Csak érdemes megismerni a lehetőségeidet. Mert ha nem tudod, milyen megoldások léteznek, azt sem tudod felmérni, mit tudnál egyszerűbben, gyorsabban vagy olcsóbban megoldani. És szerintem ez az egyik legfontosabb lépés egy szabadabb vállalkozás felé.
Amiben nem egyedül csinálsz mindent, hanem először megnézed a folyamatot.
Egyszerűsíted, amit lehet.
Automatizálod, amit érdemes.
Használod az AI-t, ahol segít.
És ami ezek után is valóban emberi munkát igényel, azt átadod másnak.
Így biztos, hogy nemcsak az asszisztensnek lesz majd kevesebb dolga, hanem neked is.
Szeretnéd megnézni, milyen apró digitális megoldásokkal tudnál már most időt nyerni?
Az Időnyerő Eszköztárban olyan egyszerű, ingyenes megoldásokat gyűjtöttem össze, amikkel automatizálás és bonyolult rendszerek nélkül is könnyebbé teheted a mindennapi vállalkozói feladataidat.
